Warum die meisten Betriebe zu wenig messen
Gastronomie läuft auf Gefühl. Das ist eine Stärke, wenn es um Gastfreundschaft und Kreativität geht. Es ist eine Schwäche, wenn es um die Wirtschaftlichkeit geht.
Viele Betriebe wissen ihren Monatsumsatz. Manche wissen ihre Personalkosten. Aber nur wenige wissen, ob diese Zahlen gut oder schlecht sind. Und noch weniger wissen, warum.
Kennzahlen ändern das. Sie machen sichtbar, was sonst verborgen bleibt. Und sie zeigen, wo ein Betrieb im Vergleich zum Branchenschnitt steht.
Hier sind die sechs Kennzahlen, die du wirklich brauchst.
1. Wareneinsatzquote
Formel: Wareneinsatz / Umsatz × 100
Beispiel: 18.000 EUR Wareneinsatz bei 60.000 EUR Umsatz = 30% Wareneinsatzquote.
Die Wareneinsatzquote zeigt, wie viel von jedem eingenommenen Euro du für Lebensmittel und Getränke ausgibst. Sie ist der wichtigste Hebel für die Rentabilität.
Benchmarks nach Betriebstyp:
- Fine Dining: 28 bis 35%
- Casual Dining: 25 bis 32%
- Fast Casual: 22 bis 28%
- QSR / Fast Food: 18 bis 25%
- Bar / Getränkebetrieb: 18 bis 25%
Wer über dem Benchmark liegt, verliert Marge. Häufige Ursachen sind fehlende Rezepturen, unkontrollierter Schwund oder schlechte Einkaufspreise. Wer unter dem Benchmark liegt, sollte prüfen, ob die Portionsgrößen noch stimmen und Gäste zufrieden sind.
Messung: wöchentlich. Nicht monatlich. Wöchentliche Messung zeigt Trends früh genug, um zu reagieren.
2. Personalkostenquote
Formel: Personalkosten (brutto inkl. Lohnnebenkosten) / Umsatz × 100
Beispiel: 22.000 EUR Personalkosten bei 60.000 EUR Umsatz = 36,7% Personalkostenquote.
Personalkosten sind in der Gastronomie seit 2020 stark gestiegen. Mindestlohnerhöhungen, Fachkräftemangel und kürzere Verfügbarkeiten treiben die Quote nach oben.
Benchmarks:
- Fine Dining: 32 bis 40%
- Casual Dining: 30 bis 38%
- Fast Casual: 25 bis 33%
- QSR / Fast Food: 22 bis 28%
Wichtig: In die Personalkostenquote gehören alle Lohnnebenkosten rein, nicht nur der Bruttolohn. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung liegen bei etwa 20 bis 22% des Bruttolohns.
Die Personalkostenquote allein sagt wenig. Entscheidend ist die Kombination mit dem nächsten KPI.
3. Umsatz pro Arbeitsstunde
Formel: Umsatz / eingesetzte Arbeitsstunden
Beispiel: 60.000 EUR Umsatz bei 1.500 Arbeitsstunden im Monat = 40 EUR pro Stunde.
Dieser KPI misst die Produktivität deines Teams. Er zeigt, ob du zu viele oder zu wenige Stunden für deinen Umsatz einsetzt.
Benchmarks:
- Fine Dining: 45 bis 70 EUR/Stunde
- Casual Dining: 35 bis 55 EUR/Stunde
- Fast Casual: 40 bis 60 EUR/Stunde
- QSR / Fast Food: 50 bis 80 EUR/Stunde
Der KPI ist besonders wertvoll im Vergleich zwischen Schichten, Wochentagen und Standorten. Ein Standort mit 35 EUR/Stunde und ein Standort mit 55 EUR/Stunde machen offensichtlich etwas anders. Das ist der Ausgangspunkt für eine Analyse.
4. RevPASH (Revenue per Available Seat Hour)
Formel: Umsatz / (Anzahl Sitzplätze × Öffnungsstunden)
Beispiel: 6.000 EUR Abendservice, 60 Plätze, 5 Stunden Öffnung = 20 EUR RevPASH.
RevPASH kommt aus der Hotellerie und ist in der Gastronomie noch wenig verbreitet. Dabei ist er einer der präzisesten KPIs für die Auslastungssteuerung.
Er misst, wie viel Umsatz du pro Sitzplatz pro Stunde generierst. Ein niedriger RevPASH kann bedeuten: Die Tische drehen nicht schnell genug. Oder der durchschnittliche Bon ist zu niedrig. Oder die Öffnungszeiten passen nicht zur Nachfrage.
Benchmarks:
- Fine Dining Abend: 25 bis 50 EUR
- Casual Dining Abend: 15 bis 30 EUR
- Mittagsgeschäft: 8 bis 18 EUR
RevPASH hilft bei der Entscheidung, ob du Öffnungszeiten anpassen, Tischbelegung optimieren oder Reservierungsstrategien überarbeiten solltest.
5. Deckungsbeitrag pro Gericht
Formel: Verkaufspreis minus Wareneinsatz pro Portion
Beispiel: Pasta für 18 EUR, Wareneinsatz 5,40 EUR = Deckungsbeitrag 12,60 EUR.
Der Deckungsbeitrag zeigt, was ein Gericht wirklich zum Gewinn beiträgt. Ein teures Gericht mit hohem Wareneinsatz kann einen niedrigeren Deckungsbeitrag haben als ein günstiges Gericht mit niedrigem Wareneinsatz.
Die Karte nach Deckungsbeitrag zu analysieren ist Menu Engineering. Du stellst für jedes Gericht zwei Fragen:
- Wie hoch ist der Deckungsbeitrag?
- Wie oft wird es bestellt?
Daraus ergeben sich vier Kategorien: Stars (hoher DB, hohe Nachfrage), Cash Cows (niedriger DB, hohe Nachfrage), Puzzles (hoher DB, niedrige Nachfrage) und Dogs (niedriger DB, niedrige Nachfrage).
Stars sind deine wertvollsten Gerichte. Promote sie aktiv. Dogs hinterfragst du. Cash Cows überarbeitest du rezeptseitig, um den Wareneinsatz zu senken.
Empfehlung: Mache diese Analyse quartalsweise. Jedes Mal, wenn du Einkaufspreise änderst, verändert sich der Deckungsbeitrag.
6. Break-even-Punkt
Formel: Fixkosten / (1 minus variable Kostenquote)
Vereinfachtes Beispiel: 30.000 EUR Fixkosten (Miete, Lohn, Versicherungen) und 55% variable Kosten (Waren, variable Personalkosten) ergeben einen Break-even von 66.667 EUR Monatsumsatz.
Der Break-even ist der Umsatz, ab dem du anfängst, Gewinn zu machen. Alles darunter kostet dich Geld. Alles darüber ist Marge.
Die meisten Gastronomen wissen ihren Break-even nicht. Das ist ein Problem. Wer seinen Break-even nicht kennt, weiß nicht, ob ein schlechter Monat ein kritisches Problem ist oder ein normales Schwankung.
Was du tun kannst:
- Trenne Fixkosten (gleichbleibend, unabhängig vom Umsatz) von variablen Kosten (steigen mit dem Umsatz)
- Berechne deinen Break-even einmal sauber
- Prüfe monatlich, ob dein Umsatz darüber liegt und um wie viel
Für Betriebe mit mehreren Standorten hat jeder Standort seinen eigenen Break-even. Das ist wichtig für die Entscheidung, ob ein schwacher Standort ein temporäres Problem hat oder strukturell nicht rentabel ist.
Alle KPIs in einem System
Diese sechs Kennzahlen einzeln zu berechnen ist möglich aber aufwendig. Das Problem: Die Daten liegen in verschiedenen Systemen. Umsatz im POS, Personalstunden im Schichtplan, Wareneinsatz in der Warenwirtschaft.
Wer diese Daten manuell zusammenführt, macht es in der Regel zu selten und zu ungenau. Wöchentliche Kontrolle ist mit manuellen Prozessen kaum realistisch.
Heptic Intelligence zieht alle diese Daten zusammen und berechnet deine KPIs automatisch. Pro Standort, im Vergleich, in Echtzeit. Damit du jeden Montag weißt, wo dein Betrieb steht.
Fazit: Messen ist der erste Schritt
Kennzahlen sind kein Selbstzweck. Sie sind ein Werkzeug, um bessere Entscheidungen zu treffen. Wer seine Wareneinsatzquote kennt, weiß ob er ein Einkaufsproblem oder ein Rezepturproblem hat. Wer seinen RevPASH kennt, weiß ob sein Tischmanagement optimierbar ist.
Fang mit einer Kennzahl an. Messe sie zwei Wochen lang konsequent. Dann füge die nächste hinzu. Nach einem Monat hast du ein Dashboard, das dir zeigt, was wirklich in deinem Betrieb passiert.