Registrierkassenpflicht (Österreich)

#Definition

Die Registrierkassenpflicht ist eine Ordnungsvorschrift im österreichischen Abgabenrecht. Sie verlangt, dass Betriebe jeden Bareingang einzeln, vollständig und in zeitlich richtiger Reihenfolge in einer elektronischen Registrierkasse erfassen. Die Pflicht trat am 1. Januar 2016 in Kraft. Die technische Manipulationssicherheit kam ein Jahr später durch die RKSV hinzu.

Die Pflicht knüpft an zwei Umsatzschwellen pro Betrieb und Jahr. Erste Schwelle ist ein Gesamtnettoumsatz von 15.000 Euro. Zweite Schwelle sind Bareingänge über 7.500 Euro netto. Nur wenn beide Werte zusammen überschritten sind, greift die Pflicht. Werden die Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Jahren übersprungen und in absehbarer Zeit nicht wieder unterschritten, beginnt die Pflicht ab Anfang des viertfolgenden Monats nach Überschreiten.

Zu den Bareingängen zählen Barzahlungen, Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte am Ort der Leistung, Schecks, Bons und Gutscheine. Online-Zahlungen ohne physische Präsenz fallen nicht unter den Bargeldbegriff der BAO. Für die Gastronomie ist diese Abgrenzung relevant, weil Tisch-Bezahlung mit Karte im Lokal als Barumsatz gilt.

#Rechtsgrundlage

Die zentrale Norm ist § 131b der Bundesabgabenordnung (BAO). Sie verlangt die Einzelaufzeichnung von Bareingängen mit einer elektronischen Registrierkasse. Ergänzt wird die Pflicht durch § 132a BAO zur Belegerteilung. Jeder Gast hat Anspruch auf einen Beleg, der Betrieb hat eine Durchschrift oder elektronische Kopie aufzubewahren.

Die technischen Anforderungen an die Registrierkasse stehen in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), BGBl. II Nr. 410/2015. Sie schreibt die Signatur-Erstellungseinheit und das Datenerfassungsprotokoll vor. Aufbewahrungsfrist für alle Belege und Datenerfassungsprotokolle ist nach § 132 BAO sieben Jahre.

Verstöße werden nach § 51 Finanzstrafgesetz als Finanzordnungswidrigkeit verfolgt. Daneben kann das Finanzamt Österreich die Bücher verwerfen und nach § 184 BAO schätzen. Die Schätzung fällt regelmäßig deutlich höher aus als der tatsächliche Umsatz. Zuständige Behörde ist das jeweils örtlich zuständige Finanzamt sowie das Bundesministerium für Finanzen (BMF.gv.at).

#Praxis im Multi-Standort-Betrieb

In Ketten mit mehreren österreichischen Standorten gilt die Registrierkassenpflicht pro Betrieb, nicht pro Konzern. Ein Standort in Wien, einer in Salzburg und einer in Graz sind drei Betriebe mit jeweils eigener Registrierkasse, eigener Signatur-Erstellungseinheit und eigener Belegfolge. Bei Filialgründungen prüfst du die Umsatzschwellen pro neuem Standort, nicht für den Konzern in Summe.

In Franchisesystemen liegt die Pflicht beim Franchisenehmer. Eine zentrale Lösung des Franchisegebers entbindet den einzelnen Standort nicht. Der Franchisegeber kann Technik und Schulung stellen, die abgabenrechtliche Verantwortung bleibt beim Betreiber des einzelnen Lokals. Verträge sollten klar regeln, wer welche Pflicht operativ trägt und wie der Datenzugriff bei einer Außenprüfung läuft.

Saisonbetriebe haben eine eigene Logik. Wer im Schigebiet von Dezember bis April öffnet und in Summe über die Schwellen kommt, fällt unter die Pflicht. Eine Außerbetriebnahme der Kasse über die Sommermonate ist zulässig, muss aber dokumentiert und im Datenerfassungsprotokoll ersichtlich sein.

#Ausnahmen und Sonderfälle

Nicht jeder gastronomische Umsatz fällt unter die Registrierkassenpflicht. Die BAO kennt mehrere eng definierte Ausnahmen. Die wichtigsten sind die sogenannte Kalte-Hände-Regelung für mobile Umsätze im Freien bis 30.000 Euro Jahresumsatz, Umsätze von Vereinen unter bestimmten Voraussetzungen sowie Online-Umsätze ohne physische Übergabe. Maßgeblich sind hier nicht nur die Umsatzschwellen, sondern auch die Art der Leistungserbringung.

Für die Gastronomie ist die Vereins-Ausnahme praxisrelevant. Sportvereine, Musikvereine oder ähnliche Körperschaften können bei bestimmten geselligen Veranstaltungen unter erleichterte Aufzeichnungspflichten fallen. Die Voraussetzungen sind streng. Maximal 72 Stunden pro Jahr, nicht öfter als 4 Veranstaltungen, untergeordnete Tätigkeit zum Vereinszweck. Wer als gewerblicher Caterer für einen Verein arbeitet, fällt nicht unter diese Ausnahme, sondern unter die regulären Pflichten.

Ebenfalls relevant ist die Behandlung von Trinkgeld. Echtes Trinkgeld, das freiwillig vom Gast gegeben wird und beim Personal verbleibt, ist kein Umsatz des Betriebs und gehört nicht in die Registrierkasse. Wird das Trinkgeld jedoch über die Kasse abgewickelt oder durch den Betrieb verteilt, ist es zumindest dokumentationspflichtig. Die genaue Behandlung sollte mit dem Steuerberater geklärt werden, weil sich hier Lohnsteuerthemen und Umsatzsteuerthemen mischen.

#Häufige Fehler

• Schwellen werden auf Konzernebene geprüft statt pro Betrieb. Die Pflicht beginnt dann zu spät, was bei einer Außenprüfung als Säumnis gewertet wird.
• Karten-Zahlung am Tisch wird als unbarer Umsatz gebucht und nicht in der Registrierkasse erfasst. Nach BAO ist sie aber Barumsatz.
• Belegerteilungspflicht wird im laufenden Betrieb übergangen, weil Gäste den Beleg nicht wollen. Die Ausgabepflicht des Betriebs bleibt bestehen.
• Datenerfassungsprotokoll wird nicht regelmäßig exportiert und gesichert. Bei einem Systemausfall kurz vor einer Prüfung fehlen Aufzeichnungen.
• Neue Standorte werden in der zentralen IT angelegt, aber die Inbetriebnahme der Registrierkasse wird nicht ordnungsgemäß über FinanzOnline gemeldet.

#Belegerteilungspflicht und Aufbewahrung

Mit der Registrierkassenpflicht greift gleichzeitig die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO. Der Betrieb hat jedem Gast unaufgefordert einen Beleg zu übergeben. Der Beleg kann gedruckt oder elektronisch sein, etwa als QR-Code per E-Mail oder über eine Restaurant-App. Der Gast hat den Beleg bis außerhalb des Geschäftslokals mitzuführen, eine Annahmepflicht im engeren Sinn besteht jedoch nicht. Verweigert der Gast die Annahme, bleibt die Ausgabepflicht des Betriebs trotzdem bestehen.

Aufzubewahren sind nach § 132 BAO sieben Jahre. Aufbewahrungspflichtig sind das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse, alle Belege in Kopie oder elektronisch sowie das Monats- und Jahresprotokoll. Die Daten müssen lesbar bleiben, auch nach Anbieterwechsel oder Geschäftsverkauf. Wer das Kassensystem wechselt, übernimmt die Pflicht zur weiteren Lesbarkeit der Altdaten. Eine reine Speicherung beim alten Anbieter ohne Zugriff genügt der BAO nicht.

#So unterstützt Heptic

Heptic ist selbst keine Registrierkasse. Die abgabenrechtliche Compliance liegt bei deinem zertifizierten Kassenanbieter. Heptic Integrationen verbindet bestehende österreichische Kassensysteme mit Heptic, sodass die signierten Verkaufsdaten täglich in Heptic Intelligence einfließen. Du nutzt deine Compliance-Daten gleichzeitig für Wareneinsatz, Deckungsbeitrag pro Gericht und Tagesabschluss pro Standort. Saubere Kassen-Compliance wird so zur Grundlage für belastbare betriebswirtschaftliche Steuerung.

Bei Konzernen mit Standorten in Deutschland und Österreich bildet Heptic beide Regelwerke parallel ab. Standorte in Deutschland laufen über die TSE, Standorte in Österreich über die Signatur-Erstellungseinheit nach RKSV. Reports konsolidieren beide Welten in einer Sicht, ohne die jeweilige Compliance-Logik zu vermischen. Filialleiter sehen pro Standort den länderspezifischen Status und können bei einer Außenprüfung den Datenexport direkt aus dem Backend des Kassenanbieters ziehen.

#Rechtshinweis

Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung. Sprich für individuelle Fälle mit deinem Steuerberater oder Anwalt in Österreich. Rechtsgrundlagen AT: § 131b, § 132a, § 132 und § 184 Bundesabgabenordnung (BAO), Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) BGBl. II Nr. 410/2015, Finanzstrafgesetz. Zuständige Behörde: örtlich zuständiges Finanzamt Österreich, Bundesministerium für Finanzen (BMF.gv.at).

Häufige Fragen

Ab welchem Umsatz gilt die Registrierkassenpflicht in Österreich?

Die Pflicht greift, sobald der Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro übersteigt und davon mehr als 7.500 Euro auf Bareingänge entfallen. Beide Grenzen müssen gemeinsam überschritten sein. Wer nur 14.000 Euro Umsatz hat, fällt nicht darunter, auch wenn alles bar kassiert wird. Wer 30.000 Euro Umsatz hat, aber nur 5.000 Euro bar, ebenfalls nicht. Rechtsgrundlage ist § 131b BAO.

Welche Daten muss eine österreichische Registrierkasse erfassen?

Datum, Uhrzeit, Belegnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Leistung, Entgelt nach Steuersätzen getrennt sowie die elektronische Signatur über die Signatur-Erstellungseinheit. Diese Anforderungen ergeben sich aus § 132a BAO und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV).

Was passiert bei Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht?

Das Finanzamt Österreich kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen und eine Schätzung der Bemessungsgrundlagen nach § 184 BAO vornehmen. Zusätzlich drohen Finanzstrafen nach dem Finanzstrafgesetz. Bei vorsätzlicher Manipulation der Aufzeichnungen besteht das Risiko eines Abgabenbetrugsverfahrens.

Gilt die Registrierkassenpflicht auch für mobile Umsätze und Außerhausverkauf?

Ja. Bei mobilen Umsätzen außerhalb der Betriebsstätte ist die nachträgliche Erfassung in der Registrierkasse zulässig, sofern der Beleg vor Ort erstellt wurde. Für Cateringeinsätze, Food-Trucks und Lieferdienste gilt die Pflicht ab Überschreiten der Umsatzgrenzen genauso wie für stationäre Betriebe.

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026