Zeiterfassung (Gastronomie)

#Definition

Zeiterfassung in der Gastronomie ist die systematische Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden. Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der Schicht sowie die genommenen Pausen. Die Aufzeichnung ist Grundlage für Lohnabrechnung, Compliance-Nachweise und für die operative Steuerung der Personalkostenquote.

Während der Dienstplan die Soll-Lage zeigt, dokumentiert die Zeiterfassung die Ist-Lage. Die Abweichung zwischen Soll und Ist ist eine zentrale Steuerungsgröße. Häufige Überstunden weisen auf Unterbesetzung oder ungenaue Schichtplanung hin, häufige Untererfüllung auf Überbesetzung oder kurzfristige Stornos.

Die Aufzeichnung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Eine nachträgliche Rekonstruktion aus dem Gedächtnis erfüllt die Anforderungen nicht. Manuelle Stundenzettel, die einmal pro Woche zusammengefasst werden, sind bei Prüfungen riskant, weil die zeitnahe Erfassung fehlt.

Drei Erfassungsformen sind in der Gastronomie verbreitet. Tablet-basierte Stempelung am Standort mit PIN- oder Karten-Login, App-basierte Stempelung am persönlichen Smartphone mit Standort-Verifikation und stationäre Terminals mit Chipkarte. Alle drei Formen können DSGVO-konform und revisionssicher betrieben werden, wenn die Anforderungen an Datenminimierung und Audit-Trail erfüllt sind.

#Rechtsgrundlage

In Deutschland leitet sich die Pflicht zur Zeiterfassung aus mehreren Rechtsquellen ab. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber nach Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit der EuGH-Rechtsprechung ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Urteil bestätigt die EuGH-Entscheidung vom 14.05.2019 (Rechtssache C-55/18, CCOO), die für alle EU-Mitgliedstaaten gilt.

Für die Gastronomie kommt Paragraf 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz hinzu. Danach ist die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und für mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Bei Beschäftigung von Minijobbern und Mindestlohn-Beziehern gilt Paragraf 17 Mindestlohngesetz mit eigener Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. Diese Aufzeichnung muss spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung erfolgen und für 2 Jahre aufbewahrt werden.

In Österreich verlangt Paragraf 26 Arbeitszeitgesetz die Aufzeichnung der Arbeitszeit. Verstöße werden nach Paragraf 28 mit Verwaltungsstrafen geahndet. Die Aufzeichnung umfasst Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Lage der Ruhepausen.

Aus Sicht der DSGVO sind Arbeitszeit-Daten personenbezogen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c, also die rechtliche Verpflichtung zur Aufzeichnung. Dazu kommen Zweckbindung nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b und Datenminimierung nach Buchstabe c. Standort- und biometrische Daten dürfen nur erhoben werden, wenn sie für die Zeiterfassung erforderlich sind. Ein Betriebsrat ist nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz bei Einführung und Anwendung von Zeiterfassungssystemen mitbestimmungspflichtig.

Aufbewahrungsfristen sind ein eigener Punkt. Mindestens 2 Jahre nach ArbZG und MiLoG, in der Praxis oft 6 Jahre wegen handelsrechtlicher Aufbewahrung der Lohnunterlagen, 10 Jahre bei steuerrelevanten Belegen. Die Löschung nach Ablauf der Fristen ist Pflicht und kein Optional, weil die DSGVO eine Speicherung über den notwendigen Zweck hinaus untersagt.

#Praxisbeispiel

Eine Restaurantkette mit 14 Standorten arbeitete bis 2024 mit handgeschriebenen Stundenzetteln, die wöchentlich an die Lohnbuchhaltung gingen. Eine Zoll-Prüfung an einem Standort im Frühjahr 2025 beanstandete fehlende zeitnahe Aufzeichnung für 38 Beschäftigte über einen Prüfzeitraum von 18 Monaten. Der Zoll schätzte die Arbeitszeiten hoch und forderte rund 47.000 Euro Mindestlohn-Nachzahlung plus Sozialversicherungsbeiträge.

Die Geschäftsführung führte ein digitales Zeiterfassungssystem mit Tablet-Stempelung pro Standort ein. Jede Buchung wird mit Zeitstempel und Standort-ID gespeichert, Änderungen sind nur über einen geführten Korrektur-Workflow möglich, der Anlass und genehmigende Person dokumentiert. Pausen werden separat gestempelt. Die Daten gehen automatisch in die Lohnabrechnung.

Nach 6 Monaten zeigte die Auswertung drei Effekte. Die Genauigkeit der Lohnabrechnung verbesserte sich um 92 Prozent, gemessen an Korrekturen pro Lohnlauf. Unbezahlte Überstunden, die in Stundenzetteln oft untergingen, wurden sichtbar und führten zu 11.000 Euro Lohnnachzahlung im ersten Quartal, parallel zu einer Anpassung der Schichtplanung. Eine zweite Zoll-Prüfung in einem anderen Standort verlief ohne Beanstandungen.

Ein zusätzlicher Effekt war die saubere Differenz zwischen Plan-Stunden und Ist-Stunden pro Standort. In drei von 14 Standorten zeigte die Auswertung systematische Mehrarbeit von rund 12 Prozent über dem Plan. Die Operations-Leitung analysierte die Ursachen pro Standort und identifizierte Fehlbesetzung in den Mittags-Spitzen sowie zu kurze Übergabezeiten zwischen Früh- und Spätschicht. Nach Anpassung der Schichten ging die Mehrarbeit innerhalb von 8 Wochen auf 3 Prozent zurück und stabilisierte sich auf diesem Niveau.

#Häufige Fehler

• Stundenzettel werden erst am Wochenende ausgefüllt. Die Erfassung ist nicht zeitnah und bei Prüfungen riskant.
• Pausen werden nicht separat erfasst. Bei Prüfungen entstehen Unklarheiten über die tatsächlich gearbeitete Zeit.
• Korrekturen am Stundenzettel werden ohne Anlass und ohne Freigabe vorgenommen. Es fehlt ein Audit-Trail.
• Mitarbeitende haben keinen eigenen Zugriff auf ihre Aufzeichnungen. Die Transparenz nach Paragraf 16 ArbZG ist nicht erfüllt.
• Daten werden ohne Löschkonzept dauerhaft gespeichert. Die DSGVO-Anforderung der Datenminimierung wird verletzt.
• Biometrische Zeiterfassung wird ohne Einwilligung oder ohne Betriebsrats-Beteiligung eingeführt. Es entsteht ein DSGVO- und arbeitsrechtliches Risiko.
• Geringfügig Beschäftigte werden über das Hauptsystem erfasst, ohne dass die spezifische 7-Tages-Frist nach Mindestlohngesetz technisch abgebildet ist.

#So unterstützt Heptic

Heptic Workforce bietet Tablet- und App-basierte Zeiterfassung mit revisionssicherem Audit-Trail. Jede Buchung wird mit Zeitstempel, Standort-ID und Benutzer gespeichert. Korrekturen laufen über einen Workflow mit Anlass und Freigabe. Pausen werden separat erfasst, Mitarbeitende sehen ihre Aufzeichnungen jederzeit in der App. Heptic Intelligence zeigt die Abweichungen zwischen Dienstplan und Ist-Zeiten pro Standort. Die DSGVO-Anforderungen aus Datenminimierung und Löschfristen sind über konfigurierbare Aufbewahrungsfristen abgebildet. Schnittstellen zu gängigen Lohnsystemen wie DATEV, addison und BMD übergeben die Daten automatisiert. Wie Zeiterfassung im Zusammenspiel mit der Schichtplanung operative Kosten senkt, beschreibt der Beitrag Personalkosten Gastronomie senken.

#Disclaimer

Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung. Für individuelle Fälle sprich mit deinem Steuerberater oder Anwalt.

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung in der Gastronomie Pflicht?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten verpflichtet sind. Die Pflicht leitet sich aus Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit der EuGH-Rechtsprechung ab. Für die Gastronomie kommt Paragraf 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz hinzu, der die Aufzeichnung von Mehrarbeit über 8 Stunden täglich verlangt. Geringfügig Beschäftigte unterliegen zusätzlich dem Mindestlohngesetz mit eigener Aufzeichnungspflicht.

Welche Daten müssen erfasst werden?

Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden. Pausen sind separat zu dokumentieren, weil sie nicht zur Arbeitszeit zählen. Die Aufzeichnung muss objektiv und verlässlich sein, manuelle Stundenzettel im Nachhinein sind kritisch. Für Minijobber und Mindestlohn-Beschäftigte verlangt Paragraf 17 Mindestlohngesetz Aufzeichnung spätestens 7 Tage nach Arbeitsleistung und Aufbewahrung für mindestens 2 Jahre.

Wie passt Zeiterfassung zur DSGVO?

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und fallen damit unter die DSGVO. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c, also die rechtliche Verpflichtung zur Aufzeichnung. Wichtig sind Zweckbindung, Datenminimierung und Löschfristen. Standort-Daten von Mobile-Apps dürfen nur erhoben werden, wenn sie für die Zeiterfassung notwendig sind. Biometrische Zeiterfassung wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung verlangt eine zusätzliche Rechtfertigung und meist die Einwilligung der Beschäftigten. Ein Betriebsrat ist nach Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig.

Reicht ein Excel-Sheet zur Zeiterfassung?

Aus formaler Sicht reicht jede manipulationssichere Aufzeichnungsform. Excel-Sheets sind kritisch, weil sie nachträglich verändert werden können und die Manipulationssicherheit nur schwer nachweisbar ist. Bei Zoll-Prüfungen im Rahmen der Mindestlohn-Kontrolle werden Excel-Belege häufig beanstandet. Die Praxis-Norm sind digitale Systeme mit Audit-Trail, die jede Änderung mit Benutzer und Zeitstempel protokollieren. Heptic Workforce erfüllt diese Anforderung über Tablet- und App-Zeiterfassung mit revisionssicherem Log.

Was passiert bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht?

Verstöße gegen Paragraf 16 ArbZG können mit Bußgeldern bis 15.000 Euro pro Fall geahndet werden. Verstöße gegen das Mindestlohngesetz reichen bis 30.000 Euro. Bei Zoll-Prüfungen werden fehlende Aufzeichnungen oft zu hochgerechneten Lohnnachforderungen führen, wenn der Zoll die tatsächliche Arbeitszeit nicht eindeutig nachvollziehen kann. Daneben drohen sozialversicherungsrechtliche Nachforderungen und steuerliche Konsequenzen.

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026