Belegausgabepflicht (Bonpflicht)

#Definition

Die Belegausgabepflicht ist Teil des deutschen Kassengesetzes und gehört zu den drei Hauptpflichten der Kassensicherungsverordnung. Sie ergänzt die TSE-Pflicht und die Meldepflicht beim Finanzamt seit 2025. Ziel ist es, jeden Kassiervorgang dokumentarisch nachvollziehbar zu machen und Manipulationen im Umfeld der Kasse zu erschweren.

In der Gastronomie betrifft die Pflicht praktisch jedes Restaurant mit einer modernen Kassen-Software. Der Beleg muss unmittelbar nach dem Kassiervorgang erzeugt und dem Gast zur Verfügung gestellt werden. Die Ausgabe kann auf Papier oder elektronisch erfolgen. Was nicht zulässig ist, ist eine bloße interne Buchung ohne Beleg-Erzeugung, auch wenn der Gast einen Beleg nicht verlangt. Die Pflicht ist eine Ausgabepflicht, keine Annahmepflicht.

Die Belegausgabepflicht ist Teil eines breiteren Compliance-Pakets. Sie steht nicht für sich allein, sondern ergänzt die GoBD-Anforderungen an die Unveränderbarkeit, die TSE-Pflicht zur Signatur und die Aufbewahrungspflicht für zehn Jahre. Wer die Belegausgabe sauber implementiert, hat einen großen Teil der Kassen-Compliance abgedeckt. Ohne korrekte Belegausgabe sind die anderen Pflichten schwer haltbar, weil der Beleg die Schnittstelle zwischen Kasse, Gast und Finanzverwaltung ist.

#Rechtsgrundlage

• § 146a Abs. 2 AO. Pflicht zur Ausgabe eines Belegs bei jedem Geschäftsvorfall.
• § 146a Abs. 2 Satz 2 AO. Möglichkeit der Befreiung durch das Finanzamt bei sachlicher Härte, restriktiv ausgelegt.
• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vom 26. September 2017, in Kraft seit 2020.
• § 379 AO. Bußgeldrahmen bis 25.000 Euro für Verstöße im Zusammenhang mit Kassenpflichten.
• BMF-Schreiben vom 17. Juni 2024 zur Konkretisierung der Pflichten und zur elektronischen Belegausgabe.
• BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu den GoBD im Kontext der Belegausgabe.

#Praxis im Multi-Standort-Betrieb

Eine Pizzeria-Kette mit 11 Standorten in Bayern verzeichnet pro Standort durchschnittlich 280 Kassiervorgänge pro Tag. Das sind über 3.000 ausgabepflichtige Belege pro Tag in der Kette. Beim Übergang von gedruckten Belegen auf einen QR-Code am Kassendisplay sank der Papierverbrauch um etwa 65 Prozent. Wichtig war hier die korrekte Konfiguration. Der QR-Code muss den Gast direkt auf einen Belegspeicher des Kassenanbieters führen, eine bloße statische Anzeige reicht nicht.

Bei einer Kassen-Nachschau in Augsburg im April 2026 prüfte das Finanzamt drei Punkte. Erstens die TSE-Signatur. Zweitens die Belegausgabe per QR-Code-Test am Display. Drittens die DSFinV-K-Datenkonsistenz. Die Kette konnte alle drei Punkte sofort liefern. Hätte sie den QR-Code als reine Anzeige ohne Zugriff für den Gast eingerichtet, wäre die Belegausgabepflicht verletzt gewesen. Der Bußgeldrahmen pro Standort liegt bei bis zu 25.000 Euro nach § 379 AO.

#Digital oder Papier

Seit dem BMF-Schreiben vom 17. Juni 2024 ist die elektronische Belegausgabe als gleichwertig anerkannt. In der Praxis nutzen Gastronomiebetriebe vor allem drei Varianten. Erste Variante ist der QR-Code am Kunden-Display, den der Gast mit dem Smartphone scannt und in einem Belegspeicher des Kassenanbieters abruft. Zweite Variante ist der Versand per E-Mail oder App-Push, wenn der Gast registriert ist. Dritte Variante bleibt der gedruckte Papier-Bon, weiterhin überwiegend in QSR und Takeaway eingesetzt.

Wichtig für die rechtliche Bewertung ist die unmittelbare Verfügbarkeit. Ein QR-Code, der nur drei Sekunden auf dem Display erscheint und dann verschwindet, erfüllt die Pflicht nicht. Der Gast muss die Möglichkeit haben, den Code zu scannen, der Beleg muss in seinem Speicher landen oder per E-Mail abrufbar sein. Die Anonymität des Gastes wird durch die Variante mit anonymem QR-Code zu einem cloudgespeicherten Beleg gewahrt. Bei der E-Mail-Variante ist eine separate Datenschutzeinwilligung nötig, weil die E-Mail-Adresse personenbezogen ist und nach DSGVO behandelt wird.

#Häufige Fehler

• QR-Code wird nur am Kassendisplay angezeigt, ohne dass der Gast ihn abscannen oder den Beleg speichern kann. Das erfüllt die Ausgabepflicht nicht.
• Beleg wird erst auf ausdrückliche Bitte des Gastes erzeugt. Damit fehlt der Beleg in den Fällen, in denen der Gast nichts sagt.
• Trinkgeld wird nachträglich am Bon vermerkt, ohne neue Signatur. Das ist eine unzulässige Änderung an einem signierten Beleg.
• Bei Self-Order-Terminals oder QR-Bestellungen wird nur eine Zwischenanzeige gezeigt, ohne dass der Beleg in die Verfügungsmacht des Gastes übergeht.
• Befreiung wird mündlich beim Finanzamt erfragt, aber nie formal beantragt. Ohne schriftlichen Bescheid keine wirksame Befreiung.

#Ausnahmegenehmigungen in der Praxis

Die Belegausgabepflicht erlaubt nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO eine Befreiung. Diese muss schriftlich beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Voraussetzung ist eine sachliche Härte. Klassisches Beispiel ist der Verkauf an eine sehr große Zahl nicht bestimmbarer Personen, etwa bei einem Saisonstand auf einem Volksfest mit kurzfristigem Andrang. Für stationäre Restaurants wird die Befreiung praktisch nie erteilt.

Wer eine Befreiung in Erwägung zieht, sollte sich auf eine genaue Prüfung des Finanzamts einstellen. Der Antrag muss die Härte konkret darlegen und alternative Lösungen entkräften. Eine mündliche Zusage durch das Finanzamt reicht nicht, nur ein schriftlicher Bescheid wirkt rechtlich. Verlässt sich ein Betrieb auf eine angebliche mündliche Zusage und stellt der Prüfer Verstöße fest, gilt die Belegausgabepflicht als verletzt. Die Empfehlung in der Praxis ist deshalb, auf die elektronische Belegausgabe per QR-Code umzustellen, weil sie den Aufwand minimiert und die Pflicht zuverlässig erfüllt.

#So unterstützt Heptic

Heptic ist selbst kein Kassensystem und gibt keine Belege aus. Heptic Integrationen verbindet zertifizierte Kassensysteme wie orderbird, lightspeed oder vectron mit Heptic. So fließen die belegrelevanten Daten in Heptic Intelligence und bilden die Grundlage für deine Wareneinsatz-Auswertung und den Tagesabschluss. Die Ausgabepflicht selbst erfüllt dein Kassenanbieter. Heptic liefert die Auswertung auf Basis der bereits gesetzeskonform erzeugten Belege.

#Rechtshinweis

Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung. Für individuelle Fälle sprich mit deinem Steuerberater oder Anwalt.

Häufige Fragen

Seit wann gilt die Belegausgabepflicht?

Seit 1. Januar 2020. Grundlage ist § 146a Abs. 2 der Abgabenordnung, eingeführt durch das Kassengesetz vom 22. Dezember 2016. Die Pflicht gilt für jeden Betrieb in Deutschland, der eine elektronische Aufzeichnung mit einer TSE-Pflicht hat.

Muss der Gast den Beleg annehmen?

Nein. Der Gast ist nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen. Die Pflicht liegt allein beim Betrieb. Du musst den Beleg anbieten, der Gast darf ablehnen. Wichtig ist, dass die Ausgabe technisch und organisatorisch sichergestellt ist.

Wie kann der Beleg ausgegeben werden?

Auf Papier oder elektronisch. Elektronisch heißt per QR-Code, NFC, E-Mail oder App. Wichtig ist, dass der Beleg unmittelbar und in der Verfügungsmacht des Gastes ist. Eine bloße Anzeige am Kassendisplay reicht nicht. Bei elektronischer Ausgabe muss der Gast die Möglichkeit haben, den Beleg zu speichern.

Gibt es Ausnahmegenehmigungen?

Ja, nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO kann das zuständige Finanzamt auf Antrag eine Befreiung erteilen. Voraussetzung ist eine sachliche Härte, etwa bei Verkauf an eine Vielzahl nicht bestimmbarer Personen. In der Praxis wird die Befreiung nur sehr restriktiv vergeben und gilt nie pauschal.

Was passiert bei Verstoß gegen die Belegausgabepflicht?

Die Belegausgabepflicht ist nach § 379 AO als Ordnungswidrigkeit eingestuft, der Bußgeldrahmen liegt bei bis zu 25.000 Euro pro Verstoß. Bei systematischer Verletzung kann das Finanzamt zusätzlich die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Zweifel ziehen und Umsätze schätzen.

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026