Kassenbon-Pflicht

#Definition

Die Kassenbon-Pflicht greift seit 1. Januar 2020 in jedem deutschen Restaurant, das eine elektronische Kasse betreibt. Sie ist eng verzahnt mit der Kassensicherungsverordnung und mit der TSE-Pflicht. Während die TSE jeden Vorgang manipulationssicher signiert, bringt der Kassenbon diese Signatur in die Hand des Gastes oder zumindest in seine Verfügungsmacht. Das macht den Vorgang doppelt nachvollziehbar, für den Gast und für die Finanzverwaltung.

Der Begriff Kassenbon-Pflicht wird in Medien und Politik oft synonym zur Belegausgabepflicht verwendet. Rechtstechnisch gibt es nur den Begriff Belegausgabepflicht im Gesetzestext. Inhaltlich beschreiben beide dasselbe. Der Bon muss erzeugt werden, dem Gast angeboten werden und beim Betrieb zehn Jahre lang lesbar archiviert sein. Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 AO und greift unabhängig davon, ob der Gast den Bon mitgenommen hat.

Auf dem Bon muss eine Reihe von Pflichtangaben stehen. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift des Betriebs, das Datum der Belegausstellung, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art der Leistung, die Transaktionsnummer aus der TSE sowie das verwendete Entgelt. Auch der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, der Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung und die Seriennummer des Kassen- oder TSE-Moduls sind anzugeben. Diese Angaben sind in § 6 KassenSichV detailliert geregelt.

#Rechtsgrundlage

• § 146a Abs. 2 AO. Pflicht zur Belegausgabe bei elektronischen Kassen.
• § 147 Abs. 3 AO. Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege.
• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vom 26. September 2017.
• BMF-Schreiben vom 17. Juni 2024. Klarstellung zur elektronischen Belegausgabe per QR-Code, NFC, App und E-Mail.
• BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu den GoBD, ergänzt durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024. Relevant für die unveränderbare Speicherung der Belege.
• § 379 AO. Bußgeldrahmen bis 25.000 Euro pro Verstoß im Kassenpflicht-Bereich.
• Mess- und Eichgesetz (MessEG). Relevanz nur bei wäge-pflichtigen Verkäufen, nicht bei der klassischen Gastronomie-Kasse.

#Praxis im Multi-Standort-Betrieb

Eine Burger-Kette mit 22 Standorten stellte 2025 von Papier-Bon auf QR-Code-Bon um. Der Papierverbrauch sank pro Standort und Monat von ungefähr 28 Rollen auf 9 Rollen, das entspricht einer Reduktion um 68 Prozent. Über die gesamte Kette ergab das eine Ersparnis von rund 18.000 Euro pro Jahr bei Materialkosten und Entsorgung. Wichtig war hier die korrekte Integration. Der QR-Code muss nach dem Kassiervorgang automatisch auf einem Kunden-Display erscheinen und mit dem Smartphone scanbar sein.

Bei einer Kassen-Nachschau am Standort München prüfte das Finanzamt im März 2026 zwei Punkte aus dem Kassenbon-Bereich. Erstens, ob der QR-Code zu einem speicherbaren Beleg führt. Zweitens, ob die Bons im Hintergrund TSE-signiert und unveränderbar archiviert sind. Beides war erfüllt. Hätte das System nur einen flüchtigen Beleg im Browser des Gastes angezeigt ohne dauerhafte Speichermöglichkeit, hätte das Finanzamt einen Verstoß gegen die Ausgabepflicht annehmen können. Aufbewahrung beim Betrieb auf einem ausgedruckten Thermo-Bon wäre auf zehn Jahre nicht haltbar. Thermopapier verblasst typisch nach 12 bis 24 Monaten.

#Digital versus Papier in Zahlen

Eine Papier-Bonrolle aus Thermopapier kostet je nach Format zwischen 0,80 Euro und 1,40 Euro pro Rolle und enthält je nach Bondrucker rund 80 Meter. In einem typischen QSR-Standort mit 300 Bons pro Tag und einer durchschnittlichen Bonlänge von 20 Zentimetern werden täglich rund 60 Meter Papier verbraucht. Das ergibt knapp 23 Rollen pro Monat und Standort, in der Summe etwa 22 Euro Materialkosten plus Entsorgung. Bei einer Kette mit 20 Standorten summiert sich das schnell auf eine Größenordnung von 5.000 bis 8.000 Euro Materialkosten pro Jahr, ohne die Druckerwartung gerechnet.

Die digitale Belegausgabe spart in dieser Rechnung deutlich. Auf der Gegenseite stehen einmalige Kosten für die Integration im Kassensystem, die Schulung der Mitarbeiter und gegebenenfalls Lizenzkosten beim Kassenanbieter für die Belegspeicher-Funktion. In den meisten Fällen amortisiert sich die Umstellung innerhalb von zwölf Monaten. Wer ohnehin neue Kassen-Hardware anschafft, sollte die digitale Belegausgabe von Anfang an konfigurieren.

#Häufige Fehler

• Papierbelege werden gestapelt im Karton aufbewahrt, ohne dass eine digitale Sicherung erfolgt. Nach zwei Jahren ist die Tinte verblasst.
• Bei elektronischer Ausgabe wird nur ein Bildschirminhalt gezeigt, der Gast kann den Beleg weder speichern noch abrufen. Die Belegausgabepflicht ist nicht erfüllt.
• Trinkgeld wird manuell auf den Bon geschrieben, nach Erzeugung. Die TSE-Signatur deckt das nicht ab.
• Eichbarkeit wird mit TSE-Zertifizierung verwechselt. Eichung gilt nur bei Wäge-Verkauf, nicht bei Standard-POS.
• Aufbewahrungsfrist wird beim Anbieter-Wechsel nicht migriert. Die zehnjährige Pflicht bleibt beim Betrieb (siehe GoBD-konforme Inventur).

#Aufbewahrungspflicht in der Praxis

Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO trifft den Betrieb, nicht den Gast. Sie gilt für jeden ausgegebenen Bon, ob digital oder auf Papier. In der digitalen Welt ist das einfach, weil der Kassenanbieter die signierten Daten typischerweise selbst archiviert. Bei Papier-Bons ist die Pflicht anspruchsvoller. Thermopapier verblasst unter Lichteinfluss und bei Wärme oft schon nach 12 bis 24 Monaten. Eine Archivierung im Lagerraum ohne Lichtschutz scheitert deshalb regelmäßig.

Saubere Lösung ist, die digitalen Bon-Kopien aus dem Kassensystem als Backup zu nutzen. Das Kassensystem speichert in der Regel jeden Vorgang mit allen Belegdetails. Der Papier-Bon dient nur der unmittelbaren Ausgabe an den Gast. Bei einem Anbieterwechsel ist die Migration der Archiv-Daten ein eigenes Projekt. Hier zeigt sich, dass die Aufbewahrungspflicht beim Betrieb bleibt, auch wenn der ursprüngliche Kassenanbieter nicht mehr beauftragt ist. Ein sauberer Daten-Export beim Anbieterwechsel ist deshalb Pflicht.

#So unterstützt Heptic

Heptic ist selbst keine Kasse und gibt keine Bons aus. Heptic Integrationen verbindet zertifizierte Kassensysteme mit Heptic, sodass die Daten aus jedem Kassenbon automatisch in Heptic Intelligence einfließen. So entstehen aus den signierten Bons ohne Doppelpflege Auswertungen wie Tagesabschluss, Wareneinsatz pro Standort und Stundenumsatz. Die Belegaufbewahrung und die TSE-Signatur bleiben beim Kassenanbieter. Heptic ergänzt die operative Auswertung, ersetzt aber keine kassenseitige Compliance.

#Rechtshinweis

Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung. Für individuelle Fälle sprich mit deinem Steuerberater oder Anwalt.

Häufige Fragen

Ist die Kassenbon-Pflicht dasselbe wie die Belegausgabepflicht?

Ja, faktisch ja. Kassenbon-Pflicht ist die umgangssprachliche Bezeichnung. Der Gesetzestext spricht von Belegausgabepflicht in § 146a Abs. 2 AO. In der Sache geht es um die Pflicht, bei jedem Kassiervorgang einen Beleg zu erzeugen und dem Gast anzubieten.

Reicht ein digitaler Kassenbon?

Ja. Das BMF-Schreiben vom 17. Juni 2024 stellt klar, dass die elektronische Belegausgabe zulässig ist. Üblich sind QR-Code, NFC, E-Mail oder App. Wichtig ist, dass der Beleg in die Verfügungsmacht des Gastes übergeht und unmittelbar nach dem Kassiervorgang erzeugt wird. Eine reine Display-Anzeige reicht nicht.

Wie lange muss ich Kassenbons aufbewahren?

Als Betrieb zehn Jahre nach § 147 Abs. 3 AO. Die TSE-signierten Aufzeichnungen müssen unveränderbar lesbar bleiben. Für Gäste gilt keine gesetzliche Frist, in Garantiefällen sind aber zwei Jahre üblich. Ein wichtiger Punkt zu Thermopapier-Bons: Sie verblassen oft nach 12 bis 24 Monaten. Für die langfristige Aufbewahrung muss ein digitales Duplikat vorliegen.

Müssen Trinkgelder auf dem Bon erscheinen?

Trinkgeld an die Angestellten ist nicht buchungspflichtig und muss nicht auf dem Bon stehen. Wird das Trinkgeld dagegen über die Kasse kassiert und an den Betrieb gebucht, ist es auf dem Bon zu zeigen und unterliegt der Umsatzsteuer-Behandlung. Die genaue Buchung sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Was ist eine eichbare Kasse und brauche ich sie?

Eine Eich-Pflicht für Kassen gibt es in der Gastronomie nicht. Maßgeblich ist die TSE-Zertifizierung durch das BSI, nicht die Eichung. Eichbarkeit ist ein Thema bei Wäge-Verkauf wie an Theken mit Kilo-Preisen, dort gilt das Mess- und Eichgesetz (MessEG).

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026