Break-Even-Point

#Definition

Der Break-Even-Point trennt die Verlust- von der Gewinnzone. Du berechnest ihn, indem du deine Fixkosten durch den Deckungsbeitrag in Prozent teilst. Das Ergebnis ist der Mindestumsatz pro Periode, bei dem dein Betrieb gerade kostendeckend arbeitet.

Wichtig ist die saubere Trennung zwischen fixen und variablen Kosten. Miete, Versicherungen und Grundpersonal fallen unabhängig vom Umsatz an. Wareneinsatz und Aushilfsstunden schwanken mit dem Geschäft. Eine ungenaue Zuordnung verschiebt deinen Break-Even leicht um 15.000 bis 20.000 Euro pro Monat und führt zu falschen Investitionsentscheidungen.

In der Praxis ist der Break-Even pro Standort sehr unterschiedlich. Ein Innenstadt-Standort mit 8.000 Euro Monatsmiete und sechs festangestellten Köchen hat einen ganz anderen Break-Even als ein Vorstadt-Standort mit 3.500 Euro Miete und schlanker Crew. Standortvergleiche ohne Berücksichtigung des Break-Even sind irreführend. Eng verbunden mit dem Break-Even ist die EBITDA-Marge. Ein hoher EBITDA-Wert setzt voraus, dass der Umsatz deutlich über dem Break-Even liegt.

#Fixkosten und variable Kosten sauber trennen

Die Genauigkeit des Break-Even hängt komplett an der sauberen Zuordnung deiner Kosten. In der Gastronomie ist die Grenze zwischen fix und variabel oft fließend. Ein erfahrener Küchenchef mit Festvertrag ist Fixkosten. Die zwei Aushilfen, die nur am Wochenende kommen, sind variable Kosten. Beim Service ist die Lage ähnlich. Die Schichtleitung läuft als Fixum, die zusätzlichen Servicekräfte als variable Stundenkraft. Wer pauschal alle Personalkosten als variabel ansetzt, unterschätzt den Break-Even systematisch.

Auch beim Wareneinsatz gibt es feste Anteile. Tageswaren wie Brot, Milch und Obst müssen täglich bestellt werden, unabhängig von der Frequenz, weil sie sonst verderben. Diese Positionen verhalten sich eher wie Fixkosten. Im präzisen Break-Even-Modell setzt man sie als Halbfix-Kosten an. Für die meisten Multi-Standort-Betriebe reicht aber die Zwei-Kategorien-Logik, solange sie konsistent über alle Standorte angewendet wird.

Energie ist ein häufig falsch zugeordneter Posten. Die Grundlast für Kühlhäuser, Lüftung und Standby-Geräte fällt unabhängig von der Frequenz an. Der Verbrauch durch Kochen, Spülen und Klimaregelung skaliert mit dem Geschäft. Eine saubere Trennung ist nur möglich, wenn der Standort Strom-Lastgang-Daten auswertet. Ohne diese Daten arbeiten die meisten Ketten mit einem geschätzten Verhältnis von 60 Prozent fix und 40 Prozent variabel beim Energieblock.

#Praxisbeispiel

Eine Café-Kette in Deutschland mit 6 Standorten beobachtete an zwei Standorten chronisch schlechte Margen. Die monatlichen Umsätze lagen bei 62.000 Euro und 58.000 Euro. Die Fixkosten je Standort betrugen 24.000 Euro und der Deckungsbeitrag im Konzept lag bei 38 Prozent. Damit lag der Break-Even bei 63.150 Euro Monatsumsatz. Standort 1 schaffte das nur in 5 von 12 Monaten, Standort 2 in keinem Monat des Vorjahres.

Die Geschäftsleitung verhandelte für beide Standorte die Miete neu und senkte die Fixkosten um 2.800 Euro auf 21.200 Euro pro Standort. Damit fiel der Break-Even auf 55.800 Euro. Standort 1 war ab dem Folgemonat profitabel, Standort 2 erreichte den Break-Even in 8 von 12 Monaten. Die zwei Standorte zusammen brachten ein zusätzliches EBITDA von 67.000 Euro pro Jahr. Für Standort 2 entschied die Geschäftsleitung am Jahresende den Verkauf, weil die Lage strukturell zu wenig Frequenz hatte.

Parallel wurde die Wareneinsatzquote der schwachen Standorte überprüft. Die Quote lag bei 33 Prozent und damit zwei Prozentpunkte über dem Konzeptwert. Die Schließung des Spätnachmittags-Slots reduzierte den Verderb bei Tageswaren um rund 14 Prozent. Damit stieg der Deckungsbeitrag um 1,2 Prozentpunkte und der Break-Even sank zusätzlich um rund 1.800 Euro. Die Kombination aus Fixkostenreduktion und Margenverbesserung war wirkungsvoller als jede Einzelmaßnahme allein.

#Häufige Fehler

• Fixkosten und variable Kosten werden nicht sauber getrennt. Der Break-Even wird zu optimistisch oder zu pessimistisch berechnet und Investitionsentscheidungen laufen schief.
• Saisonale Schwankungen werden ignoriert. Ein Sommer-Café muss seinen Break-Even auf das ganze Jahr legen, nicht auf den Spitzenmonat August.
• Eigenleistung des Inhabers fehlt im Fixkostenblock. Der Break-Even wirkt niedriger, als er bei externer Geschäftsführung wäre.
• Der Deckungsbeitrag wird mit einem veralteten Wert angesetzt. Steigen die Einkaufspreise um drei Prozent, steigt der Break-Even spürbar, ohne dass der Standort reagiert.
• Standorte werden nur am tatsächlichen Umsatz gemessen, nicht am Verhältnis zum Break-Even. Eine Filiale mit 80.000 Euro Umsatz wirkt erfolgreicher als eine mit 70.000 Euro, obwohl die zweite weiter über ihrem Break-Even arbeitet.

#Sicherheitspuffer und saisonale Steuerung

Ein Standort, der genau am Break-Even arbeitet, hat keinen Puffer. Eine schlechte Woche, ein Krankheitsfall in der Küche oder eine Schließung wegen Wartungsarbeiten kann reichen, um den Monat ins Minus zu drehen. Multi-Standort-Betriebe arbeiten deshalb mit einem Mindest-Puffer von 15 bis 25 Prozent Umsatz über dem Break-Even. Wer diesen Puffer nicht hat, läuft permanent am Limit und reagiert in der Regel zu spät auf Kostenveränderungen.

In saisonalen Konzepten ist die Sache komplizierter. Ein Sommer-Café an der Promenade kann im August 180 Prozent über dem Break-Even fahren und im Februar 40 Prozent darunter. Der Jahres-Break-Even mittelt diese Schwankungen aus, sagt aber wenig über die Liquiditätslage in der schwachen Periode. Wer saisonal arbeitet, plant deshalb mit getrennten Break-Even-Werten pro Saison und mit einer Cash-Reserve, die die schwachen Monate trägt.

#So unterstützt Heptic

Heptic Intelligence berechnet den Break-Even pro Standort live und vergleicht ihn mit dem aktuellen Monatsumsatz. Du siehst auf einen Blick, welche Standorte komfortabel über dem Break-Even arbeiten, welche knapp daran liegen und welche regelmäßig darunter rutschen. Die Veränderungen bei Fixkosten und Wareneinsatzquote fließen automatisch in die Berechnung ein. Standortleiter sehen ihren persönlichen Break-Even-Korridor und wissen jederzeit, wie weit der laufende Monat darüber oder darunter liegt. Damit wird der Break-Even von einer einmaligen Excel-Rechnung zu einer monatlich aktualisierten Steuerungsgröße.

Formel

Branchenrichtwert

Häufige Fragen

Wie berechne ich den Break-Even-Point in der Gastronomie?

Du teilst deine monatlichen Fixkosten durch den Deckungsbeitrag in Prozent. Wenn Miete, Grundpersonal und sonstige Fixkosten 45.000 Euro pro Monat betragen und dein Deckungsbeitrag 40 Prozent vom Umsatz beträgt, liegt dein Break-Even bei 112.500 Euro Monatsumsatz. Erst ab diesem Wert verdienst du Geld. Darunter fährst du Verlust.

Welche Kosten gelten als fix, welche als variabel?

Fix sind Miete, Versicherungen, Grundgehälter der Schlüsselpositionen, Software-Abos, Buchhaltung und Energie-Grundlast. Variabel sind Wareneinsatz, Stundenlöhne der Aushilfen, Verbrauchsmaterial, Kartenzahlungs-Gebühren und Lieferdienst-Provisionen. In der Praxis sind manche Positionen gemischt. Das Küchen-Team hat eine Grund-Besetzung als Fixkosten und Zusatzkräfte am Wochenende als variable Komponente.

Was sagt der Break-Even-Point über meinen Standort aus?

Der Break-Even zeigt deine wirtschaftliche Belastbarkeit. Liegt dein tatsächlicher Umsatz nur knapp über dem Break-Even, reicht eine schlechte Woche und du fährst Verlust. Liegt er deutlich darüber, hast du Spielraum für Investitionen und Schwankungen. Ketten setzen meist einen Sicherheitspuffer von 15 bis 25 Prozent über dem Break-Even als Mindestziel für jeden Standort.

Wie senke ich meinen Break-Even-Point?

Zwei Hebel. Entweder die Fixkosten reduzieren, etwa durch Neuverhandlung der Miete oder schlankere Verwaltung, oder den Deckungsbeitrag erhöhen, etwa durch besseren Wareneinsatz oder profitablere Menü-Mix-Steuerung. Eine Reduktion der Wareneinsatzquote um zwei Prozentpunkte senkt den Break-Even bei 45.000 Euro Fixkosten um rund 5.000 Euro Monatsumsatz. Das gibt dir spürbar mehr Sicherheit.

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026