Bestellvorlagen
Die Getränkebestellung am Montag sieht jede Woche gleich aus. Speicher sie als Vorlage und weise sie allen Standorten zu.
Einkauf
Bestellen ohne Zettel und Bauchgefühl.
Bestellanfragen, Freigaben, Lieferanten und Zentralküche laufen in einem System. Der Procurement-Agent rechnet die Mengen aus Prognose und Mindestbestand. Du prüfst und schickst ab.
Das Problem
Wo im Einkauf das Geld versickert.
≈ 9.600 €
pro Jahr ist ein Prozentpunkt Wareneinsatz wert. Gerechnet bei 80.000 € Monatsumsatz. Ein großer Teil davon entscheidet sich beim Bestellen.
Jeder Standort bestellt anders. Per Telefon, per WhatsApp, per Zettel am Kühlschrank. Am Monatsende weiß keiner, wer was zu welchem Preis gekauft hat.
Bestellt wird nach Gefühl. Zu viel landet im Müll. Zu wenig kostet am Samstagabend Umsatz.
So läuft eine Bestellung
Vom Bedarf bis ins Kühlhaus. In vier Schritten.
- Schritt 1 KI
Bedarf berechnen
Der Procurement-Agent liest Verkäufe, Prognose und Mindestbestand. Daraus entsteht ein Vorschlag pro Lieferant.
- Schritt 2
Prüfen und freigeben
Dein Team passt Mengen an. Küchenchef oder Betriebsleitung geben frei. Am Handy oder am Rechner.
- Schritt 3
Als E-Mail vorbereitet
Heptic macht daraus eine fertige E-Mail an den Lieferanten. Du schickst sie ab, rechtzeitig vor dem Bestellschluss.
- Schritt 4
Ware annehmen
Lieferung abhaken und Fehlmengen eintragen. Der Bestand ist sofort gebucht.
Jeder darf anfragen. Nicht jeder bestellt.
Dein Team legt Bestellanfragen direkt am Handy an. Wer freigibt, legst du fest. Pro Standort, pro Lieferant oder pro Rolle. Mengen lassen sich vor dem Versand noch ändern.
- Bestellanfragen am Handy, Tablet oder Rechner
- Freigabe in einer oder mehreren Stufen
- Mengen und Artikel vor dem Versand anpassen
- Rollen und Rechte pro Standort
Der Vorschlag steht. Bevor du fragst.
Der Procurement-Agent rechnet aus Verkäufen, Prognose und Mindestbestand die richtige Menge. Er kennt Mindestmengen und Gebinde deiner Lieferanten. Bestellungen mehrerer Standorte beim selben Lieferanten bündelt er.
- Mengen aus Absatzprognose und Mindestbestand
- Mindestmengen und Gebinde automatisch berücksichtigt
- Bestellungen mehrerer Standorte gebündelt
- Fertige Bestellung als E-Mail an den Lieferanten
Jeder Lieferant. Seine Regeln.
Liefertage, Bestellschluss und Mindestbestellwert hinterlegst du einmal. Heptic hält sich daran. Jede Bestellung kommt als fertige E-Mail. Dein Lieferant braucht dafür kein neues System.
- Liefertage, Bestellschluss und Mindestbestellwert pro Lieferant
- Bestellung als fertige E-Mail vorbereitet
- Preislisten einlesen und Preise gesammelt ändern
- Bedingungen zentral oder pro Standort
Die Zentralküche. Als eigener Lieferant.
Deine Standorte bestellen bei der Zentralküche wie bei jedem anderen Lieferanten. Die Küche sieht alle Bestellungen gebündelt und weiß, was sie produzieren muss. Lieferscheine entstehen automatisch.
- Standorte bestellen bei der eigenen Zentralküche
- Alle Bestellungen gebündelt als Produktionsliste
- Produktion nach Grundrezept geplant
- Lieferscheine pro Standort und Tour
Was noch drin ist
Die kleinen Dinge, die jeden Tag Zeit sparen.
Wareneingang
Lieferung abhaken, Fehlmengen eintragen. Der Bestand stimmt sofort und die Abweichung ist dokumentiert.
Preise im Blick
Heptic merkt sich jeden Einkaufspreis. Du siehst, welcher Lieferant teurer wird und wo du es günstiger bekommst.
Alle Standorte, ein Blick
Die Zentrale sieht jede Bestellung jedes Standorts. Mit Status und Verlauf.
- Status von der Anfrage bis zur Lieferung
- Jede Änderung mit Name und Uhrzeit
- Filter nach Standort, Lieferant und Zeitraum
- Teillieferungen sofort sichtbar
Die KI rechnet vor. Du entscheidest.
Der Procurement-Agent arbeitet jeden Tag in deinem Einkauf mit. Er lernt aus jedem Verkauf und jeder Lieferung. Er rechnet die Mengen, bündelt die Standorte und bereitet die Bestellung als E-Mail vor. Abschicken tust du.
- Bestellvorschläge pro Lieferant und Standort
- Fertige Bestellung als E-Mail vorbereitet
- Hinweis, wenn Ware vor dem Wochenende knapp wird
- Wird mit jeder Woche genauer
Häufige Fragen
Fragen zum Einkauf mit Heptic.
Nein. Heptic bereitet die Bestellung als E-Mail vor. Du prüfst sie und schickst sie ab. Dein Lieferant bekommt sie wie gewohnt per Mail.
Mehr dazu
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Begriffe im Glossar
Wareneinsatz
Der Wareneinsatz ist der Wert aller verbrauchten Waren einer Periode, ausgedrückt in Euro oder als Quote vom Nettoumsatz. Er ist die wichtigste Kostenkennzahl in der Gastronomie.
Wareneinsatzquote
Die Wareneinsatzquote ist der Wareneinsatz in Prozent vom Nettoumsatz. Sie zeigt, welcher Anteil deines Umsatzes für Wareneinkauf draufgeht.
Foodcost
Foodcost ist der angloamerikanische Begriff für Wareneinsatz, ausgedrückt als Quote vom Nettoumsatz. In der Systemgastronomie der Standardbegriff für Kostensteuerung.
Par-Level (Par Stock)
Der Par-Level ist der Mindestbestand pro Artikel, der zwischen zwei Lieferungen vorgehalten wird. Er wird so kalkuliert, dass der Bedarf bis zur nächsten Lieferung gedeckt ist und ein Sicherheitspuffer für Schwankungen bleibt.
Inventur (Gastronomie)
Die Inventur ist die periodische Mengen- und Wertaufnahme aller Warenbestände in Küche, Lager und Theke. Sie liefert den Endbestand für die Wareneinsatz-Berechnung und erfüllt eine handelsrechtliche Pflicht.
Schwund (Gastronomie)
Schwund ist die Differenz zwischen rechnerisch erwartetem und tatsächlich vorhandenem Warenbestand. In der Gastronomie liegt er typisch bei 2 bis 6 Prozent vom Wareneinsatz.
Rezeptkalkulation
Die Rezeptkalkulation ermittelt den Wareneinsatz pro Portion eines Gerichts und leitet daraus die Verkaufspreis-Untergrenze ab. Sie ist die Grundlage jeder profitablen Karten-Gestaltung und jeder seriösen Deckungsbeitrags-Rechnung.
Demand Forecasting Gastronomie
Demand Forecasting in der Gastronomie ist die systematische Prognose von Gästeaufkommen, Umsatz und Warenbedarf. Sie nutzt historische Daten, Saisonmuster, Events und Wetter als Inputs für Bestellung und Einkauf.
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