Gastromatic Alternative? Heptic kombiniert Dienstplan mit Warenwirtschaft, BI und KI.
Gastromatic ist seit Jahren eine feste Größe in der deutschen Gastronomie-Software-Landschaft. Der Anbieter hat sich auf Workforce-Management spezialisiert. Schwerpunkte sind Dienstplanung, digitale Zeiterfassung, arbeitsrechtliche Compliance und Lohnvorbereitung. Operatoren mit klarem Fokus auf Personalmanagement greifen oft direkt zu Gastromatic. Die Plattform ist in vielen DACH-Betrieben etabliert und gilt als Referenz im Bereich Dienstplan.
Diese Vergleichsseite richtet sich an Betreiber, die Gastromatic bereits evaluiert haben oder im Einsatz haben und prüfen, ob ein Betriebssystem-Ansatz die bessere Wahl ist. Wir nennen Gastromatic-Stärken klar beim Namen und zeigen, wo Heptic einen anderen Architektur-Ansatz verfolgt. Der Vergleich ist sachlich gehalten und nennt keine Punkte, die wir nicht öffentlich belegen können.
Der zentrale Unterschied liegt in der Produktkategorie. Gastromatic ist eine Workforce-Point-Solution mit tiefer Spezialisierung. Heptic ist ein integriertes Betriebssystem, das Workforce als ein Modul von vier abdeckt. Die Wahl zwischen beiden hängt davon ab, wie du deinen Stack architektonisch aufbauen willst und wie viele Standorte du betreibst.
Was Gastromatic ist und wo es stark ist
Gastromatic positioniert sich als Workforce-Plattform für die Gastronomie. Die Kernfunktionen sind Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, digitale Personalakte und Lohnvorbereitung mit DATEV-Export. Die Plattform setzt einen Schwerpunkt auf deutsches Arbeitsrecht. MiLoG-Prüfung, Pausenregelungen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit werden in der Schichtplanung geprüft.
Operatoren schätzen die Tiefe in arbeitsrechtlicher Compliance. Wer eine Workforce-Lösung sucht, die deutsche Eigenheiten von Tag eins berücksichtigt, findet bei Gastromatic eine etablierte Antwort. Die UX ist auf Schichtplaner ausgelegt, nicht auf Standortleiter mit P&L-Verantwortung.
Was Heptic anders macht
Heptic verfolgt die Idee eines Betriebssystems. Vier Module greifen ineinander. Inventory deckt Warenwirtschaft, Rezepte und Bestellungen ab. Workforce deckt Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung ab. Intelligence liefert konsolidierte BI über Standorte. KI-Agents übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie Bestellvorschläge und Forecast-Abweichungen.
Der Vorteil dieser Architektur zeigt sich, wenn Daten zwischen Modulen fließen. Ein Sales-Forecast aus Intelligence speist sowohl den Schichtbedarf in Workforce als auch den Bestellbedarf in Inventory. Ein Standortleiter sieht Personalkosten und Wareneinsatz in einer Sicht. Ein Geschäftsführer rechnet konsolidiert über das Portfolio ohne ETL-Strecken.
Feature-Vergleich auf einen Blick
Die folgende Tabelle vergleicht Gastromatic und Heptic in 17 Kriterien. Sie deckt Module, DACH-Compliance, Integrationen und Vertragsbedingungen ab. Quellen sind in den Fußnoten dokumentiert.
Die Tabelle wird unterhalb dieser Sektion automatisch aus den Frontmatter-Daten gerendert. Jede Zeile enthält den Stand auf dem öffentlichen Funktions-Stand von gastromatic.com zum 2026-05-28 und den aktuellen Stand des Heptic-Produkts.
Wann ist Gastromatic besser?
Gastromatic ist die richtige Wahl, wenn dein Use-Case rein im Workforce-Bereich liegt. Konkret bedeutet das.
Wenn du ausschließlich tiefe Dienstplan- und Lohnfunktionen brauchst, bekommst du bei Gastromatic eine Plattform mit jahrelanger Spezialisierung auf das deutsche Arbeitsrecht. eAU-Abruf, digitale Personalakte und DSGVO-konforme Aktenführung sind etabliert.
Wenn dein Stack für Wareneinsatz und Reporting bereits gesetzt ist und du Workforce isoliert lösen willst, ist eine Point-Solution architektonisch sauberer als ein integriertes System. Du minimierst Lock-in und kannst die Komponenten unabhängig austauschen.
Wenn du 1 bis 4 Standorte betreibst und keine Konsolidierung über Standorte brauchst, rechnet sich ein voll integriertes Betriebssystem oft nicht. Die Komplexität von Multi-Standort-Reporting ist für kleinere Betriebe Overhead.
Wenn du HR-Tiefe wie eAU-Abruf, digitale Personalakte und arbeitsrechtliche Spezialfälle als zentrales Investment siehst, hat Gastromatic hier mehrere Jahre Vorsprung. Die HR-spezifischen Workflows sind tiefer ausgebaut als bei einer breit aufgestellten Plattform.
Wann ist Heptic besser?
Heptic ist die richtige Wahl, wenn du Workforce nicht isoliert betrachtest, sondern als Teil eines größeren Bildes.
Wenn du 5 oder mehr Standorte betreibst, brauchst du Personalkosten und Wareneinsatz im selben Datensatz. Ein Standortleiter, der seine Personalkosten kennt, aber den Wareneinsatz im anderen Tool nachschlägt, optimiert blind. Heptic kombiniert beide Hälften in einer Sicht.
Wenn du die Anzahl der Verträge im Stack reduzieren willst, ist die Drei-Vertrag-Lösung aus Workforce + Warenwirtschaft + BI teurer und integrationsanfälliger als ein konsolidierter Anbieter. Drei Datensilos, drei Onboardings, drei Support-Tickets.
Wenn du Bestellvorschläge auf Basis von Forecast brauchst, statt manueller Bestellungen oder Excel-Tabellen, bietet Heptic native Inventory-Funktionen. Die Bestellvorschläge nutzen denselben Sales-Forecast wie die Dienstplanung. Du planst Personal und Ware aus einer Datenbasis.
Wenn du KI-Agents willst, die autonom auf Lagerbestand und Verkaufsdaten reagieren, ist das in einem reinen Workforce-Tool nicht abbildbar. Heptic-KI-Agents schlagen Bestellungen vor, markieren Forecast-Abweichungen und priorisieren Aufgaben für Standortleiter.
Wenn du eine konsolidierte P&L über alle Standorte brauchst, ohne nächtliche ETL-Pipelines durch Excel zu jagen, ist das nur in einem integrierten System möglich. Heptic Intelligence rechnet Personalkosten, Wareneinsatz und Umsatz pro Standort und konsolidiert sie automatisch.
Wenn du ein Onboarding ab 1 Woche live suchst, ist Heptic für kleine Betriebe schnell live. Für größere Franchise-Rollouts plant das Migration Team bis 90 Tage ein. Beides ist dokumentiert und mit dedizierten Ansprechpartnern hinterlegt.
Konkrete Use-Cases: Wo der Unterschied im Alltag sichtbar wird
Drei Beispiele aus dem Standort-Alltag zeigen den Unterschied zwischen einer Workforce-Point-Solution und einem Betriebssystem.
Schichtplanung mit Umsatz-Kontext. Ein Standortleiter plant die kommende Woche. In Gastromatic sieht er Personalplan, Verfügbarkeiten und Stundenkonten. Den geplanten Umsatz nach Tag und Stunde sieht er nicht. Er muss in einem zweiten Tool nachschauen oder mit Erfahrungswerten arbeiten. In Heptic sieht er Schichtbedarf, Sales-Forecast und Personalkostenquote in derselben Sicht. Die Planung ist datenbasiert statt erfahrungsbasiert.
Bestellung und Schicht im selben Wochenrhythmus. Ein Küchenchef plant Bestellungen für Donnerstag bis Sonntag. Die Bestellmenge hängt vom erwarteten Umsatz ab. Der Umsatz hängt vom Wetter, vom Wochentag und von Reservierungen ab. In einem Point-Solution-Stack arbeitet er mit Erfahrung und einer separaten Forecast-Datei. In Heptic schlägt ein KI-Agent die Bestellmenge auf Basis derselben Forecast-Logik vor, die auch die Schichtplanung speist. Ein Agent, eine Datenbasis.
Monatsabschluss über mehrere Standorte. Ein Operations-Lead bereitet den Monatsabschluss vor. In einem Point-Solution-Stack muss er Personalkosten aus Gastromatic, Wareneinsatz aus FoodNotify und Umsätze aus dem POS in Excel zusammenführen. Pro Standort 30 bis 60 Minuten. In Heptic Intelligence ist die konsolidierte P&L in einem Klick verfügbar. Der gewonnene Zeitaufwand fließt in die Arbeit am Geschäft statt am Reporting.
Was Gastromatic-Kunden beim Wechsel überrascht
Operatoren, die von Gastromatic zu Heptic wechseln, berichten von drei Punkten, die im Demo nicht sofort offensichtlich sind.
Die Workforce-Tiefe in Heptic ist näher an Gastromatic, als viele erwarten. Dienstplan-Logik, Pausenregelungen, MiLoG-Prüfung und DATEV-Export sind native Funktionen, nicht Add-ons. Wer Gastromatic-Workflows kennt, findet die Heptic-Äquivalente innerhalb der ersten Woche.
Der Effekt der konsolidierten Sicht ist größer als die isolierte Bewertung pro Modul vermuten lässt. Standortleiter, die in einer Sicht Personalkosten und Wareneinsatz sehen, treffen schneller Entscheidungen. Die zeitliche Lücke zwischen Datenpunkt und Reaktion sinkt von Tagen auf Stunden.
KI-Agents verändern die tägliche Arbeit. Ein Bestellagent, der Vorschläge auf Basis von Forecast und Lagerbestand macht, spart Standortleitern pro Woche mehrere Stunden. Diese Stunden gehen in Gastromatic-Setups verloren, weil Bestellungen ein separater Prozess sind.
Wie du wechselst
Der Wechsel von Gastromatic zu Heptic läuft in fünf Schritten ab. Du behältst deine Dienstplan-Logik, gewinnst die fehlenden Module dazu.
1. Datenexport aus Gastromatic. Du exportierst Mitarbeiter-Stammdaten, Rollen, Standorte, Verträge und die Schichthistorie der letzten 12 Monate als CSV. Gastromatic stellt Exportfunktionen für Personalstammdaten und Zeitkonten bereit. Die Zeitkonten brauchst du für lückenlose Lohnabrechnung im Übergang.
2. Heptic-Workspace einrichten. Wir richten deine Standorte, Kostenstellen, Rollen und Berechtigungen ein. Du definierst, welche Standortleiter welche Daten sehen. Die Workspace-Konfiguration dauert je nach Größe 2 bis 5 Werktage und wird vom Heptic Migration Team begleitet.
3. Daten-Import. Das Heptic Migration Team mappt deine Gastromatic-CSV-Exporte auf das Heptic-Datenmodell. Stammdaten, Schichten und Zeitkonten werden geladen. Du erhältst einen Validierungs-Report mit allen Datenpunkten zum Gegencheck.
4. Parallel-Betrieb 2 Wochen. Du läufst zwei Wochen parallel auf Gastromatic und Heptic. Beide Systeme planen dieselben Schichten, beide erfassen dieselben Zeiten. Du vergleichst Lohnabrechnung, Stundenkonten und Forecast. Abweichungen werden gemeinsam aufgelöst.
5. Cutover und Schulung. Standortleiter und HR-Verantwortliche werden in Online-Sessions geschult. Heptic übernimmt die führende Rolle, Gastromatic wird abgemeldet. 30 Tage Hyper-Care durch das Heptic-Team.
Ab 1 Woche live für Einzelbetriebe, bis 90 Tage für große Franchise-Rollouts.
Architektur-Entscheidung: Point-Solution oder Betriebssystem
Die Wahl zwischen Gastromatic und Heptic ist im Kern eine Architektur-Frage. Du wählst nicht nur ein Workforce-Tool, du wählst eine Stack-Strategie für die nächsten Jahre.
Eine Point-Solution-Strategie kombiniert spezialisierte Anbieter. Gastromatic für Personal, FoodNotify für Warenwirtschaft, Tableau oder Power BI für Reporting. Jedes Tool ist in seinem Bereich tief. Die Stärke liegt in Best-of-Breed. Die Kosten liegen in Integrationen, Datensilos und mehreren Verträgen.
Eine Betriebssystem-Strategie konsolidiert die Module bei einem Anbieter. Der Vorteil liegt im integrierten Datenfluss. Sales-Forecast aus dem POS speist Personalplanung und Bestellvorschlag aus derselben Basis. Standortleiter sehen alle Kennzahlen in einer Oberfläche. Die Kosten liegen in geringerer Modul-Tiefe pro Bereich.
Welche Strategie passt, hängt von Standortzahl, Team-Struktur und Wachstumsplan ab. Unter 5 Standorten überwiegen oft die Tiefe-Vorteile von Point-Solutions. Ab 5 Standorten überwiegen die Konsolidierungs-Vorteile, weil die Integrationskosten überproportional steigen.
Social Proof
Heptic ist bei 150+ Standorten in DACH live. Die Operatoren reichen vom 5-Standort-Casual-Dining bis zur Franchise-Kette mit 30+ Filialen. Typische Effekte nach 6 Monaten Heptic-Einsatz auf Basis interner Benchmarks. Wareneinsatz sinkt um 1.5 bis 2.5 Prozentpunkte, Planungsaufwand pro Standort und Woche sinkt um 3 bis 5 Stunden, Personalkostenquote bleibt unter dem Ketten-Zielwert. Genaue Zahlen besprechen wir im Demo, weil sie stark von Segment und Ausgangslage abhängen.
Die Argumentation für den Wechsel ist nicht Feature-Tiefe in einem einzelnen Modul. Gastromatic ist im reinen Workforce-Bereich an einigen Stellen tiefer. Die Argumentation ist Datenkonsolidierung und Stack-Effizienz. Wer Personalkosten und Wareneinsatz im selben Datensatz braucht, gewinnt mit Heptic eine neue analytische Ebene, die in einer Point-Solution-Architektur nicht abbildbar ist.
Pricing-Logik im Vergleich
Beide Anbieter arbeiten mit individuellen Angeboten. Bei Gastromatic nennen Review-Plattformen wie OMR Reviews und Capterra DE Preise im Bereich von rund 5 bis 9 EUR pro Mitarbeiter und Monat, abhängig von Modulen und Stufe. Diese Angaben sind nicht direkt von Gastromatic ausgewiesen und können sich geändert haben. Bei Heptic richtet sich der Preis nach Standortzahl und gewählten Modulen. Im Demo besprechen wir die konkrete Konstellation deines Betriebs.
Der reine Listenpreis ist selten der relevante Vergleich. Wer Workforce + Warenwirtschaft + BI separat einkauft, hat Drei-Vertrag-Kosten plus Integrationsaufwand. Wer alle drei Bereiche in Heptic konsolidiert, ersetzt mehrere Verträge. Die Total-Cost-of-Ownership rechnet sich anders als die isolierte Tool-Kostenrechnung.
Wann der Wechsel sich nicht lohnt
Wir empfehlen den Wechsel nicht in jedem Fall. Wenn dein Betrieb 1 bis 3 Standorte hat, du Workforce isoliert betrachtest und Warenwirtschaft über einen Großhändler bereits gelöst ist, bietet eine Point-Solution wie Gastromatic ein passenderes Setup. Wenn dein HR-Team Gastromatic-Workflows seit Jahren produktiv nutzt und dein Controlling über eine eigene BI-Pipeline arbeitet, ist der Konsolidierungsvorteil kleiner als die Migrations-Kosten. In diesem Fall empfehlen wir, beim bestehenden Stack zu bleiben und Heptic erst beim nächsten Wachstumsschritt zu prüfen.
Häufige Fragen
Methodik. Verifiziert via gastromatic.com am 2026-05-28. Pricing-Angaben zu Gastromatic stammen aus öffentlichen Review-Plattformen (OMR Reviews, Capterra DE) am Stichtag 2026-05-28. Aussagen über Modul-Tiefe basieren auf öffentlichen Produktseiten und Funktions-Übersichten. Heptic-Angaben stammen aus dem internen Produktstand zum 2026-05-28.
Wann ist Gastromatic besser?
- Du brauchst ausschließlich tiefe Dienstplan- und Lohnfunktionen ohne Warenwirtschaft- oder BI-Bedarf
- Dein Stack für Wareneinsatz und Reporting ist bereits gesetzt und du willst Workforce isoliert lösen
- Du betreibst 1 bis 4 Standorte ohne Konsolidierungsbedarf über Standorte hinweg
- Du arbeitest mit einer Lohnabrechnung, die spezielle Gastromatic-Schnittstellen nutzt und dort etabliert ist
- Du brauchst HR-Tiefe wie eAU-Abruf und digitale Personalakte als zentrales Investment
Wann ist Heptic besser?
- Du betreibst 5 oder mehr Standorte und willst Personalkosten und Wareneinsatz in einem Datensatz sehen
- Du willst die Anzahl der Verträge im Stack reduzieren und nicht Workforce, Warenwirtschaft und BI getrennt einkaufen
- Du brauchst Bestellvorschläge auf Basis von Forecast statt manueller Bestellungen oder Excel
- Du willst KI-Agents, die autonom auf Lagerbestand und Verkauf reagieren, nicht nur Dashboards
- Du brauchst eine konsolidierte P&L über alle Standorte ohne nächtliche ETL-Pipelines
- Du suchst ein Onboarding ab 1 Woche live für Einzelbetriebe und bis 90 Tage für größere Franchise-Rollouts
Wie du wechselst
- 1. Datenexport aus Gastromatic. Du exportierst Mitarbeiter-Stammdaten, Rollen, Standorte, Verträge und die Schichthistorie der letzten 12 Monate als CSV. Gastromatic stellt Exportfunktionen für Personalstammdaten und Zeitkonten bereit. Die Zeitkonten brauchst du für lückenlose Lohnabrechnung im Übergang.
- 2. Heptic-Workspace einrichten. Wir richten deine Standorte, Kostenstellen, Rollen und Berechtigungen ein. Du definierst, welche Standortleiter welche Daten sehen. Die Workspace-Konfiguration dauert je nach Größe 2 bis 5 Werktage und wird vom Heptic Migration Team begleitet.
- 3. Daten-Import. Das Heptic Migration Team mappt deine Gastromatic-CSV-Exporte auf das Heptic-Datenmodell. Stammdaten, Schichten und Zeitkonten werden geladen. Du erhältst einen Validierungs-Report mit allen Datenpunkten zum Gegencheck.
- 4. Parallel-Betrieb 2 Wochen. Du läufst zwei Wochen parallel auf Gastromatic und Heptic. Beide Systeme planen dieselben Schichten, beide erfassen dieselben Zeiten. Du vergleichst Lohnabrechnung, Stundenkonten und Forecast. Abweichungen werden gemeinsam aufgelöst.
- 5. Cutover und Schulung. Standortleiter und HR-Verantwortliche werden in Online-Sessions geschult. Heptic übernimmt die führende Rolle, Gastromatic wird abgemeldet. 30 Tage Hyper-Care durch das Heptic-Team. Ab 1 Woche live für kleine Betriebe, bis 90 Tage für große Franchise-Rollouts.
Häufige Fragen
- Gastromatic ist eine Workforce-Point-Solution mit Tiefe in Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung. Heptic ist ein Betriebssystem, das Workforce mit Warenwirtschaft, Business Intelligence und KI-Agents in einer Plattform kombiniert. Wer nur Personal lösen will, ist bei Gastromatic richtig. Wer Personalkosten und Wareneinsatz im selben Datensatz braucht, wählt Heptic.
- Beide Anbieter arbeiten mit individuellen Angeboten. Review-Plattformen wie OMR Reviews und Capterra DE nennen für Gastromatic Preisbereiche von rund 5 bis 9 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Heptic-Pricing wird im Demo besprochen und richtet sich nach Standortzahl und gewählten Modulen. Die genaue Vergleichbarkeit hängt vom Modulumfang ab.
- Für Einzelbetriebe und kleine Ketten bist du ab 1 Woche live. Mittlere Ketten mit 5 bis 20 Standorten planen 4 bis 8 Wochen ein. Große Franchise-Rollouts dauern bis 90 Tage. Die Migration umfasst Datenexport aus Gastromatic, Workspace-Setup, Import, Parallelbetrieb und Cutover mit Schulung der Standortleiter.
- Ja. Gastromatic stellt CSV-Exporte für Personalstammdaten, Schichten und Zeitkonten bereit. Das Heptic Migration Team mappt diese auf das Heptic-Datenmodell. Bei strukturierten Stammdaten ohne Lücken läuft der Import in 1 bis 3 Werktagen. Die letzten 12 Monate Schichthistorie werden für Forecast-Modelle übernommen.
- Heptic ist mit Lightspeed, gastronovi, ready2order, orderbird, simphony und weiteren POS-Systemen verbunden. Die Anbindung überträgt Umsätze und Verkaufsdaten bidirektional für Wareneinsatz-Berechnung und Forecast. Eine vollständige Liste findest du unter heptic.de/produkt/integrationen. Wenn dein POS nicht gelistet ist, sprich uns im Demo darauf an.
- Ja. Heptic erfasst Arbeitszeiten elektronisch, ist manipulationssicher protokolliert und erfüllt die Anforderungen des ArbZG-Reform 2026. Stunden werden in Echtzeit erfasst, Pausen automatisch berücksichtigt und Abweichungen markiert. Stammdaten und Protokolle sind DSGVO-konform in Deutschland gehostet.
- Du erhältst einen vollständigen Datenexport via API und CSV. Stammdaten, Schichten, Zeitkonten, Stundenabrechnungen und Reports werden in offenen Formaten ausgeliefert. Heptic löscht die Daten nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen DSGVO-konform. Du kannst jederzeit eine Exportanforderung stellen, auch während der Vertragslaufzeit.
Was ist der Hauptunterschied zwischen Gastromatic und Heptic?
Was kostet Heptic im Vergleich zu Gastromatic?
Wie lange dauert die Migration?
Kann ich meine Gastromatic-Daten zu Heptic migrieren?
Funktioniert Heptic mit meinem Kassensystem?
Erfüllt Heptic die ArbZG-2026-Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?
Was passiert mit meinen Daten bei Kündigung?
Methodik: Verifiziert via gastromatic.com am 2026-05-28. Pricing-Angaben zu Gastromatic stammen aus öffentlichen Review-Plattformen (OMR Reviews, Capterra DE) am Stichtag 2026-05-28. Aussagen über Modul-Tiefe basieren auf öffentlichen Produktseiten und Funktions-Übersichten. Heptic-Angaben stammen aus dem internen Produktstand zum 2026-05-28.